Что меняется, когда у ИП появляется сотрудник
Пока ИП работает один, он платит налог по своему режиму и взносы за себя. С первым работником он становится работодателем и налоговым агентом. Появляются три новые обязанности:
- Удерживать НДФЛ из зарплаты и перечислять его в бюджет.
- Платить страховые взносы за работника — сверху зарплаты, из своих денег.
- Сдавать отчёты в налоговую и Социальный фонд — ежемесячные и квартальные.
Взносы за себя никуда не исчезают: 57 390 ₽ за 2026 год и 1% с дохода свыше 300 000 ₽ платят и с работниками, и без них. Посчитать их можно в калькуляторе взносов ИП.
Регистрироваться работодателем отдельно не нужно. В налоговой ИП уже на учёте, а в Социальном фонде его зарегистрируют автоматически после первого отчёта о приёме сотрудника.
Проверьте, можно ли нанимать на вашем режиме
| Режим | Можно ли нанимать | Ограничение |
|---|---|---|
| Самозанятость (НПД) | нет | работников по трудовым договорам быть не должно |
| Патент | да | не больше 15 человек по всем патентам |
| УСН | да | не больше 130 человек |
| Общая система | да | без ограничений |
Самозанятому ИП, который хочет нанять сотрудника, сначала нужно перейти на УСН или патент. На патенте считают среднюю численность работников по всем видам деятельности, на которые получены патенты: больше 15 человек — и право на патент теряется. Подробнее — в статье о патенте с работниками.
Как оформить сотрудника
Шаг 1. Трудовой договор
Приём на работу оформляют трудовым договором в письменной форме. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но это не обязательно: главный документ — договор.
Если человек уже вышел на работу без договора, его нужно оформить письменно не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он фактически приступил. Договор подписывают в двух экземплярах — один отдают работнику.
В договоре обязательно указывают место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени и условие об обязательном социальном страховании.
Шаг 2. Документы и ознакомление
Работник предъявляет паспорт, сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку (кроме тех, кто устраивается впервые), документ о регистрации в системе персонифицированного учёта — его можно показать и в электронном виде, документы воинского учёта для военнообязанных. Если должность требует специальных знаний, нужен ещё документ об образовании.
ИП, который относится к микропредприятиям по данным реестра малого и среднего бизнеса, вправе не принимать локальные нормативные акты — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и другие. Вместо них условия прописывают прямо в трудовом договоре.
Шаг 3. Отчёт ЕФС-1 о приёме
Сведения о приёме на работу сдают в Социальный фонд по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме. Если договор подписан в понедельник, отчёт нужно отправить до конца вторника.
Тот же срок действует при увольнении, а также при заключении и прекращении договора подряда с физическим лицом.
Шаг 4. Договоритесь о датах выплаты зарплаты
Зарплату выплачивают не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты закрепляют в трудовом договоре или в правилах распорядка — не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Например: аванс — 20-го числа текущего месяца, расчёт — 5-го числа следующего.
НДФЛ с зарплаты сотрудника
Ставки в 2026 году
С 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ. Повышенная ставка применяется только к части дохода сверх порога, а не ко всей сумме.
| Доход работника за год | Ставка НДФЛ |
|---|---|
| до 2,4 млн ₽ | 13% |
| от 2,4 до 5 млн ₽ | 15% |
| от 5 до 20 млн ₽ | 18% |
| от 20 до 50 млн ₽ | 20% |
| свыше 50 млн ₽ | 22% |
Для первого сотрудника в малом бизнесе обычно работает ставка 13%.
Как удерживать и платить
ИП удерживает НДФЛ из зарплаты при выплате и отдаёт работнику сумму за вычетом налога. Перечисляют налог дважды в месяц:
| Налог удержан | Уведомление | Уплата |
|---|---|---|
| с 1-го по 22-е число | до 25-го числа этого месяца | до 28-го числа этого месяца |
| с 23-го по последнее число | до 3-го числа следующего месяца | до 5-го числа следующего месяца |
| с 23 по 31 декабря | — | не позднее последнего рабочего дня года |
Все платежи идут единым налоговым платежом на единый налоговый счёт. Как заполнять уведомления, разобрано в статье об уведомлении об исчисленных налогах.
Страховые взносы за сотрудника
Взносы платит работодатель сверху зарплаты. Из денег работника их не удерживают.
Общий тариф
| Параметр | 2026 год |
|---|---|
| Единый тариф в пределах базы | 30% |
| Единый тариф сверх базы | 15,1% |
| Единая предельная база на одного человека | 2 979 000 ₽ |
| МРОТ с 1 января 2026 года | 27 093 ₽ |
Пониженный тариф для малого бизнеса
С 2026 года пониженный тариф сохранили только для части малого и среднего бизнеса:
- 15% с части зарплаты выше 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽ в месяц) — для приоритетных отраслей из перечня Правительства. Среди них сельское хозяйство, производство, IT — например, разработка программ по коду 62.01, образование, спорт, культура и наука.
- 7,6% с части выше 1,5 МРОТ — для обрабатывающих производств из отдельного перечня.
Условия: вид деятельности из перечня указан основным в ЕГРИП, а доходы от таких видов — не меньше 70% всех доходов. До 1,5 МРОТ в любом случае платят 30%. Как основной код влияет на тариф, разобрано в статье о кодах ОКВЭД для ИП.
Остальные работодатели — например, торговля и бытовые услуги — платят общий тариф 30% со всей зарплаты в пределах базы.
Взносы на травматизм
Отдельно платят взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Тариф — от 0,2% до 8,5%, зависит от класса профессионального риска основного вида деятельности: чем опаснее работа, тем выше класс и тариф.
Сроки уплаты
Взносы за месяц платят до 28-го числа следующего месяца. Взносы за октябрь — до 28 ноября, за ноябрь — до 28 декабря.
Сколько стоит сотрудник: пример расчёта
ИП нанимает администратора с зарплатой 60 000 ₽ в месяц. Тариф на травматизм — 0,2%.
| Статья | Общий тариф | Приоритетная отрасль МСП |
|---|---|---|
| Зарплата по договору | 60 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| НДФЛ 13% (удерживается из зарплаты) | 7 800 ₽ | 7 800 ₽ |
| Работник получает на руки | 52 200 ₽ | 52 200 ₽ |
| Взносы 30% / пониженные | 18 000 ₽ | 15 095,93 ₽ |
| Взносы на травматизм 0,2% | 120 ₽ | 120 ₽ |
| Расходы ИП в месяц | 78 120 ₽ | 75 215,93 ₽ |
Как посчитаны пониженные взносы: 40 639,50 × 30% = 12 191,85 ₽; (60 000 − 40 639,50) × 15% = 19 360,50 × 15% = 2 904,08 ₽; итого 15 095,93 ₽.
За год при общем тарифе сотрудник обходится в 78 120 × 12 = 937 440 ₽.
Как работник влияет на налог ИП
УСН «Доходы»
ИП с работниками уменьшает налог на взносы за себя и за сотрудников, но не больше чем на 50%.
Пример: доход за 2026 год — 6 млн ₽, ставка 6%, работник из примера выше.
- Налог до вычета: 6 000 000 × 6% = 360 000 ₽.
- Взносы за себя: 57 390 + (6 000 000 − 300 000) × 1% = 57 390 + 57 000 = 114 390 ₽.
- Взносы за работника за год: (18 000 + 120) × 12 = 217 440 ₽.
- Всего взносов: 331 830 ₽, но уменьшить налог можно только на 50% — на 180 000 ₽.
- Налог к уплате: 360 000 − 180 000 = 180 000 ₽.
Без работника тот же ИП уменьшил бы налог на всю сумму взносов за себя: 360 000 − 114 390 = 245 610 ₽. Посчитать налог на своих цифрах можно в калькуляторе УСН.
УСН «Доходы минус расходы»
Зарплата и взносы за работника включаются в расходы и уменьшают налоговую базу. Ограничения в 50% здесь нет.
Патент
Регион вправе установить разную стоимость патента в зависимости от числа работников — проверьте закон своего региона. А уменьшить патент на взносы ИП с работниками может только наполовину. Например, патент на парикмахерские услуги в Москве стоит 148 856 ₽ в год: с работником его можно уменьшить максимум на 74 428 ₽.
Отчёты работодателя
| Отчёт | Куда | Срок |
|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 (приём, увольнение) | Социальный фонд | не позднее следующего рабочего дня |
| Персонифицированные сведения | налоговая | ежемесячно до 25-го числа следующего месяца |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | налоговая | до 25-го числа месяца после квартала |
| 6-НДФЛ | налоговая | до 25-го числа месяца после квартала, за год — до 25 февраля |
| ЕФС-1, раздел 2 (взносы на травматизм) | Социальный фонд | до 25-го числа месяца после квартала |
Если срок выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Например, РСВ и 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года нужно сдать до 26 октября, потому что 25 октября — воскресенье. Все даты — в налоговом календаре.
Если выплаты получают не больше 10 человек, РСВ можно сдать на бумаге. Остальные отчёты удобнее отправлять электронно.
Санкции за отчёты по работникам
- 6-НДФЛ позже срока — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки.
- РСВ позже срока — 5% от суммы взносов к уплате за каждый месяц, но не меньше 1 000 ₽ и не больше 30%.
- ЕФС-1 о приёме или увольнении не сдан вовремя — 500 ₽ за каждого работника. Если заплатить в первые 10 дней после требования, сумма уменьшается вдвое.
- НДФЛ не удержан или не перечислен вовремя — 20% от суммы.
Остальные штрафы разобраны в статье о штрафах для ИП.
Чек-лист первого найма
- Проверьте, разрешает ли ваш режим нанимать работников.
- Подпишите трудовой договор и, если нужно, приказ о приёме.
- На следующий рабочий день отправьте ЕФС-1 в Социальный фонд.
- Определите тариф взносов: общий или пониженный по основному коду ОКВЭД.
- Выплачивайте зарплату дважды в месяц и удерживайте НДФЛ.
- Подавайте уведомления до 25-го и 3-го числа, платите до 28-го и 5-го.
- Сдавайте персонифицированные сведения каждый месяц, РСВ и 6-НДФЛ — каждый квартал.
Если зарплатный учёт отнимает слишком много времени, его можно передать специалисту — варианты собраны на странице бухгалтерия для ИП.
