КУДиР — книга учёта доходов и расходов. Это главный налоговый регистр ИП на упрощёнке и патенте: по ней считают налог и проверяют лимиты. Вести её обязаны все ИП на УСН и на патенте, даже если доходов не было. Сдавать книгу не нужно, но её надо хранить пять лет и показать налоговой по требованию.
Разберём, какую форму использовать, что и когда записывать, и покажем заполнение на примерах.
Кто ведёт КУДиР и по какой форме
Обязанность вести книгу установлена для упрощёнки статьёй 346.24 НК, для патента — статьёй 346.53 НК. С 2024 года формы и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Старая книга из приказа Минфина № 135н больше не применяется.
| Режим ИП | Какая книга | Что заполнять |
|---|---|---|
| УСН «Доходы» | книга учёта доходов и расходов (приложение 2) | раздел I — доходы; раздел IV — если платите торговый сбор |
| УСН «Доходы минус расходы» | та же книга | разделы I, II, III и справка к разделу I |
| Патент | книга учёта доходов (приложение 3) | только доходы |
| Патент и УСН одновременно | две книги | доходы по каждому режиму — в своей книге |
| Самозанятость (НПД) | не ведётся | доходы фиксируются чеками в «Мой налог» |
Ставку своего региона можно проверить на странице ставки УСН по регионам, а общие правила упрощёнки — ставки, лимиты, взносы, сроки — собраны в статье «УСН для ИП в 2026 году». Если вы только переходите на упрощёнку, заведите книгу с первого дня применения УСН.
Из чего состоит книга для УСН
В книге для упрощёнки титульный лист и четыре раздела:
- Раздел I «Доходы и расходы». Основной. Все операции в хронологическом порядке.
- Справка к разделу I. Итоги года и налоговая база — только для объекта «Доходы минус расходы».
- Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы — только для объекта «Доходы минус расходы».
- Раздел III. Расчёт убытка, который уменьшает налоговую базу, — только для объекта «Доходы минус расходы».
- Раздел IV. Торговый сбор, который уменьшает налог, — для объекта «Доходы», если вы платите торговый сбор.
На титульном листе указывают год, дату начала ведения книги, ФИО полностью, ИНН, объект налогообложения и номера счетов в банках.
Как заполнять раздел I
В разделе I пять граф:
| Графа | Что указать |
|---|---|
| 1 | порядковый номер операции |
| 2 | дату и номер первичного документа |
| 3 | содержание операции |
| 4 | доходы |
| 5 | расходы |
Когда записывать доход
На упрощёнке действует кассовый метод: доход признают в день, когда деньги поступили на счёт или в кассу, либо когда долг погашен иным способом. Не важно, когда вы оказали услугу или отгрузили товар.
Доход записывают на основании первичного документа: платёжного поручения, выписки банка, отчёта кассы, отчёта маркетплейса. Если вы принимаете оплату от людей, основанием служат отчёты онлайн-кассы. Сумму указывают без НДС, который вы предъявили покупателю, — это правило статьи 248 НК, на которую ссылается статья 346.15.
Если вы вернули покупателю аванс, доход уменьшают в том периоде, когда деньги вернули. В графе 4 такую операцию записывают со знаком минус.
Что не попадает в доходы
| В книгу как доход | Не записывают как доход |
|---|---|
| оплата от покупателей и заказчиков | собственные деньги ИП, внесённые на счёт |
| авансы в счёт будущих поставок | полученные займы и кредиты |
| выручка по кассе, в том числе по картам и QR-коду | НДС, предъявленный покупателю |
| поступления от маркетплейса за проданный товар | дивиденды и другие доходы, облагаемые НДФЛ по особым ставкам |
Займы перечислены в статье 251 НК — они не облагаются. Дивиденды и доходы по особым ставкам НДФЛ прямо исключены из графы 4 порядком заполнения книги.
Пример: УСН «Доходы»
ИП продаёт услуги и немного товаров через свой сайт. Вот его раздел I за первый квартал 2026 года.
| № | Дата и номер документа | Содержание операции | Доходы, ₽ |
|---|---|---|---|
| 1 | 20.01.2026, п/п № 15 | Оплата по договору оказания услуг | 180 000 |
| 2 | 31.01.2026, отчёт кассы | Выручка за январь | 95 000 |
| 3 | 14.02.2026, п/п № 41 | Аванс по договору поставки | 120 000 |
| 4 | 03.03.2026, п/п № 7 | Возврат аванса покупателю | −20 000 |
| 5 | 31.03.2026, отчёт кассы | Выручка за февраль и март | 210 000 |
| Итого за I квартал | 585 000 |
В марте ИП также внёс на счёт 50 000 ₽ личных денег. В книгу эту операцию не записывают — это не доход.
Налог за квартал до вычета взносов: 585 000 × 6% = 35 100 ₽. Дальше его уменьшают на страховые взносы — пошагово это показано в статье о расчёте налога УСН 6%.
Графу 5 на объекте «Доходы» заполнять не обязательно. Исключение — расходы за счёт субсидий и выплат на содействие самозанятости безработных: их отражают обязательно.
Пример: УСН «Доходы минус расходы»
На этом объекте графа 5 обязательна. Расходы признают только после фактической оплаты, а стоимость товаров для перепродажи — по мере их продажи.
ИП торгует товарами через интернет-магазин. Первый квартал 2026 года:
| Операция | Сумма | В графу 5 |
|---|---|---|
| Оплатил поставщику партию товара | 300 000 ₽ | 150 000 ₽ — продана половина партии |
| Оплатил аренду склада за квартал | 60 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| Уплатил страховые взносы | 15 000 ₽ | 15 000 ₽ |
| Получил оплату от покупателей | 700 000 ₽ | в графу 4 |
Налоговая база: 700 000 − 150 000 − 60 000 − 15 000 = 475 000 ₽. Аванс по ставке 15%: 475 000 × 15% = 71 250 ₽. Оставшиеся 150 000 ₽ за товар попадут в расходы, когда товар будет продан. Какие ещё затраты можно учесть и как их подтвердить, мы разобрали в статье о расходах на УСН.
Справка к разделу I: итоги года
Справку заполняют только на объекте «Доходы минус расходы». В ней пять строк:
| Строка | Что указать |
|---|---|
| 010 | доходы за год — итог графы 4 |
| 020 | расходы за год — итог графы 5 |
| 030 | разница между минимальным налогом, уплаченным за прошлый год, и обычным налогом за тот же год |
| 040 | налоговая база: 010 − 020 − 030 |
| 041 | убыток: 020 + 030 − 010 |
Отрицательных значений в строках 040 и 041 не бывает: заполняется одна из них.
Пример. За 2025 год доходы ИП — 2 400 000 ₽, расходы — 2 300 000 ₽. Налог по ставке 15%: (2 400 000 − 2 300 000) × 15% = 15 000 ₽. Минимальный налог: 2 400 000 × 1% = 24 000 ₽. ИП заплатил минимальный налог 24 000 ₽.
Разница 24 000 − 15 000 = 9 000 ₽ попадает в строку 030 справки за 2026 год. Если за 2026 год доходы — 3 000 000 ₽, а расходы — 2 500 000 ₽, налоговая база в строке 040 составит 3 000 000 − 2 500 000 − 9 000 = 491 000 ₽.
Бумажная или электронная книга
Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде — в таблице или бухгалтерской программе. На каждый год заводят новую книгу.
По окончании года электронную книгу распечатывают. Затем бумажную книгу прошивают и нумеруют страницы. На последней странице указывают количество страниц, ставят подпись и печать, если она есть.
Заверять книгу в налоговой не нужно. Ошибки исправляют так: исправление обосновывают, ставят подпись и дату исправления.
Сдавать ли КУДиР и сколько хранить
Книгу не сдают вместе с декларацией. Налоговая может запросить её требованием — например, при камеральной проверке декларации или при выездной проверке.
Хранить книгу и первичные документы нужно пять лет — так требует подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК.
Что будет, если не вести книгу
Отсутствие книги налоговая может расценить как грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. Штрафы по статье 120 НК:
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| в течение одного налогового периода | 10 000 ₽ |
| в течение более одного периода | 30 000 ₽ |
| если из-за нарушения занижена налоговая база | 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽ |
Главная опасность даже не в штрафе. Без книги трудно подтвердить доходы и расходы, правильность авансов, право на упрощёнку и на патент. Если налоговая сочтёт расчёты неверными, доначислит налог и пени.
КУДиР на патенте и при совмещении
На патенте ведут книгу учёта доходов — расходов в ней нет. Налог на патенте от записей не зависит, но книга нужна для контроля лимита. В 2026 году он составляет 20 млн ₽, в 2027 году — 15 млн ₽. При совмещении с УСН в лимит входят доходы по обоим режимам. Сколько стоит патент на ваш вид деятельности, например на фотоуслуги в Москве, видно на странице патента в регионе.
Если вы совмещаете патент и УСН, ведите две книги: доходы по патенту — в книге для патента, остальные — в книге для упрощёнки. Как разделять доходы и взносы, мы разобрали в статье о совмещении патента и УСН.
Частые ошибки
- Записывают доход по дате акта, а не по дате оплаты. На УСН учитывается дата поступления денег.
- Забывают про возвраты покупателям. Возврат аванса уменьшает доход того периода, когда деньги вернули, — без этой записи налог окажется завышен. Если вы продаёте через интернет по коду 47.91, сверяйте книгу с банковской выпиской и отчётами площадки.
- Включают в доходы личные деньги и займы. Это не доход, налог с них платить не нужно.
- Не ведут книгу в «нулевой» год. Обязанность сохраняется и без доходов.
- Не распечатывают электронную книгу. По окончании года её нужно вывести на бумагу и подписать — или быть готовым представить её по требованию.
Если вести учёт самостоятельно некогда, его можно передать бухгалтеру или сервису — варианты собраны на странице бухгалтерия для ИП. Сроки авансов, взносов и декларации — в налоговом календаре.
