На УСН «доходы минус расходы» налог по ставке 15% платят с разницы между доходами и расходами. С 1 января 2026 года расходы можно учитывать не только по закрытому списку статьи 346.16 Налогового кодекса, но и любые другие, разрешённые для налога на прибыль. Главные условия не изменились: расход должен быть связан с бизнесом, подтверждён документами и оплачен. Ниже — что можно учесть, когда и какими бумагами это доказать.
Что изменилось в 2026 году
До 2026 года действовал закрытый перечень: если расхода не было в списке статьи 346.16 НК, налог на него уменьшить было нельзя. Поэтому часть обоснованных затрат налог не уменьшала.
Закон № 425-ФЗ от 28.11.2025 добавил в статью новый подпункт 45 — «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25». Минфин в письме от 28.01.2026 № 03-00-08/5827 подтвердил: с 1 января 2026 года упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» вправе учитывать и расходы, не названные в списке, если они соответствуют критериям налога на прибыль.
Ограничения тоже берут из главы 25. Расходы, которые запрещено учитывать при налоге на прибыль, на УСН тоже не учитываются. Минфин в том же письме привёл пример: взносы в уставный капитал и вклады в простое товарищество в расходы не включают.
Три условия, при которых расход уменьшает налог
Обоснованность
Расход должен быть экономически оправдан и сделан для получения дохода. Аренда офиса для работы — обоснованный расход. Покупка мебели в личную квартиру — нет, даже если ИП иногда работает из дома.
Документальное подтверждение
Каждый расход подтверждают документом, оформленным по закону: договором, накладной, актом, кассовым чеком. Без документа налоговая снимет расход при проверке.
Оплата
На упрощёнке действует кассовый метод. Расход признают только после того, как вы фактически заплатили поставщику, — списанием со счёта, выдачей из кассы или иным способом погашения долга. Неоплаченный счёт налог не уменьшает.
Основные виды расходов
Список статьи 346.16 по-прежнему действует — это самые понятные и бесспорные расходы. Вот основные из них.
| Группа | Что входит |
|---|---|
| Товары | стоимость товаров для перепродажи, их хранение, обслуживание и доставка |
| Материалы | сырьё, материалы, упаковка, инструменты |
| Основные средства и нематериальные активы | покупка, создание, достройка, модернизация, ремонт, в том числе арендованного имущества |
| Аренда и лизинг | платежи за помещения, оборудование, транспорт |
| Персонал | зарплата, больничные за счёт работодателя, командировки |
| Страхование и взносы | обязательное страхование, страховые взносы за работников и ИП за себя |
| Услуги | бухгалтерские, юридические, аудиторские, нотариальные |
| Связь и программы | телефон, интернет, почта, лицензии на программы и их обновления |
| Продвижение | реклама товаров, работ, услуг и товарного знака |
| Посредники | комиссионные и агентские вознаграждения, вознаграждения по договорам поручения |
| Банк и займы | проценты по кредитам и займам, комиссии банка |
| Касса | обслуживание контрольно-кассовой техники |
| Налоги | уплаченные налоги и сборы, кроме налога по УСН и НДС |
| Прочее | канцелярия, вывоз мусора, охрана, сертификация продукции, судебные расходы |
Если вашего расхода в таблице нет, это ещё не значит, что его нельзя учесть. С 2026 года проверяйте его по правилам главы 25: если расход обоснован, подтверждён и не запрещён для налога на прибыль, его можно включить.
Когда расход признаётся
Для разных видов расходов момент признания разный.
| Вид расхода | Когда включают в расходы |
|---|---|
| Материалы, зарплата, услуги, проценты | в момент оплаты |
| Товары для перепродажи | после оплаты поставщику и продажи покупателю |
| Расходы на хранение и доставку товаров | после оплаты |
| Налоги, сборы, взносы | в сумме, фактически уплаченной |
| Фиксированные взносы ИП за себя | в году, в котором они подлежат уплате |
| Основные средства | после ввода в эксплуатацию и оплаты, равными долями до конца года |
Товары для перепродажи
Стоимость товара списывают, только когда он оплачен поставщику и продан. Получать деньги от покупателя для этого не обязательно — достаточно передать товар.
Пример: в марте ИП оплатил партию из 100 единиц по 1 000 ₽ — всего 100 000 ₽. В марте продал 30 единиц, в мае — ещё 50. В расходы первого квартала попадёт 30 000 ₽, второго — 50 000 ₽. Оставшиеся 20 000 ₽ спишут, когда продадут остаток.
Для оценки покупных товаров можно выбрать один из методов: ФИФО, по средней стоимости или по стоимости единицы. Продаёте через площадки — посмотрите отдельный разбор налогов на маркетплейсах.
Основные средства
Основное средство на УСН — имущество со сроком полезного использования больше 12 месяцев и стоимостью больше 100 000 ₽. Более дешёвое оборудование учитывают как материальные расходы — сразу после оплаты.
Расходы на основное средство, купленное на упрощёнке, учитывают с момента ввода в эксплуатацию. В течение года их распределяют равными долями по оставшимся отчётным периодам и отражают в последний день квартала в размере уплаченной суммы.
Пример: ИП купил и оплатил оборудование за 240 000 ₽ и ввёл его в эксплуатацию в мае. Остаётся три отчётных периода — полугодие, 9 месяцев и год. В каждом из них в расходы попадает по 80 000 ₽.
Если продать основное средство раньше чем через три года после списания его стоимости, налоговую базу придётся пересчитать за весь период по правилам главы 25 и доплатить налог с пенями. Для имущества со сроком полезного использования больше 15 лет этот срок — 10 лет с момента приобретения.
Страховые взносы ИП за себя
Фиксированные взносы 57 390 ₽ за 2026 год включают в расходы 2026 года — в году, в котором их нужно заплатить. Взнос 1% за 2025 год со сроком уплаты 1 июля 2026 года тоже учитывают в расходах 2026 года.
Какими документами подтверждать расходы
| Расход | Документы |
|---|---|
| Покупка товаров и материалов | договор или счёт, накладная или УПД, платёжное поручение или кассовый чек |
| Услуги подрядчиков | договор, акт оказанных услуг, подтверждение оплаты |
| Аренда | договор аренды, акт или счёт за период, платёжки |
| Зарплата | трудовой договор, расчётные ведомости, подтверждение выплаты |
| Покупки в магазине или онлайн | кассовый чек, при необходимости — товарный чек с перечнем |
| Оплата самозанятому | чек из приложения «Мой налог», договор |
| Основные средства | договор, акт приёма-передачи, документ о вводе в эксплуатацию, оплата |
Все расходы записывают в книгу учёта доходов и расходов — по дате оплаты, с номером и датой документа. Как её вести, разобрано в статье про КУДиР для ИП. Если вы принимаете оплату от людей, расходы на обслуживание кассы тоже учитываются — подробнее о том, кому она нужна, на странице про онлайн-кассу.
Что нельзя учесть
- Налог по УСН — ни авансы, ни налог за год.
- НДС, который вы начислили покупателям, если стали плательщиком НДС. Входной НДС по оплаченным покупкам включают в расходы, только если он не принимается к вычету.
- Личные траты, не связанные с бизнесом.
- Расходы, запрещённые для налога на прибыль — например, взносы в уставный капитал.
- Неоплаченные расходы и расходы без документов.
- Расходы прошлых лет на «доходах»: если вы перешли с объекта «доходы» на «доходы минус расходы», затраты тех лет в новой базе не учитывают.
Пример расчёта налога
ИП торгует в розницу, ставка 15%. Итоги 2026 года:
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Доходы | 6 000 000 ₽ |
| Стоимость проданных и оплаченных товаров | 3 000 000 ₽ |
| Аренда магазина | 480 000 ₽ |
| Реклама | 200 000 ₽ |
| Фиксированные взносы за 2026 год | 57 390 ₽ |
| Взнос 1% за 2025 год, уплаченный в 2026 году | 20 000 ₽ |
| Всего расходов | 3 757 390 ₽ |
Налоговая база: 6 000 000 − 3 757 390 = 2 242 610 ₽. Налог: 2 242 610 × 15% = 336 391,50 ₽, после округления — 336 392 ₽. Минимальный налог: 6 000 000 × 1% = 60 000 ₽.
Обычный налог больше минимального, поэтому ИП платит 336 392 ₽ за год с учётом авансов.
Когда платят минимальный налог
Если расходы почти равны доходам, сравнивают налог по ставке и 1% от доходов. Пример: доходы — 2 000 000 ₽, расходы — 1 900 000 ₽. Налог по ставке — 100 000 × 15% = 15 000 ₽, минимальный — 20 000 ₽. Платят 20 000 ₽. Разницу 5 000 ₽ можно включить в расходы следующих лет.
Если расходы больше доходов, тоже платят минимальный налог, а убыток переносят на будущее — его учитывают в течение 10 лет.
Частые ошибки
Списывают закупку сразу
Оплатили партию товара в декабре, а продали в феврале — расход относится к следующему году. Если списать его в декабре, налог за год окажется занижен, а при проверке доначислят налог и пени.
Учитывают расход по счёту без оплаты
Счёт, договор или акт без оплаты — ещё не расход. Если вы рассчитались с поставщиком в январе, расход попадает в январь, даже если акт подписан в декабре.
Не хранят чеки и акты
Расход без документа при проверке снимут. Документы по доходам и расходам нужно хранить пять лет. Удобнее сразу прикладывать скан или файл к записи в учёте.
Делят одну покупку между личным и рабочим
Если вещью пользуются и для бизнеса, и в быту, связь расхода с доходом придётся доказывать. Надёжнее покупать имущество для бизнеса отдельно и оформляйте документы на ИП.
Как понять, выгоден ли вам этот объект
Без учёта взносов налоги на двух объектах равны, когда расходы составляют 60% доходов. На практике порог выше, потому что на объекте «доходы» налог уменьшается на взносы. Если подтверждённых расходов меньше, обычно выгоднее 6%. Точный ответ для ваших цифр даст калькулятор УСН.
Учитывайте и регион: многие снижают ставку для объекта «доходы минус расходы» до 5–10%. С 2026 года — только для видов деятельности из распоряжения Правительства № 4176-р. Проверьте условия по своему коду, например для розничной торговли через интернет — 47.91, и ставку в своём регионе: УСН в Краснодарском крае, УСН в Свердловской области или в общем списке ставок по регионам.
Сменить объект можно только с 1 января следующего года — уведомление подают до 31 декабря. Как это сделать, рассказано в статье как перейти на УСН, а общие правила режима — в материале УСН для ИП в 2026 году.
